EnglishPolishRussianUkrainian


КОНТАКТИ

Телефони
+38 032 244-18-88
+38 032 244-11-91
+38 067 672-55-72
Поштова адреса:
Expolviv 79069, а/с 8304
Адреса офісу:
вул. Садова, 2-А,
Львів, Україна


ДЛЯ УЧАСНИКІВ

Як готуватись до виставки

Підготовка до виставки включає:

Хороший сайт для женщин: какой он? Наверное, он сравним с хорошей подругой женская мода на сайте VseWomens всегда будет держать вас в тренде
План повинен містити перелік ро­біт, дати виконання і перелік відповідальних осіб

План досягнення цілей участі.

Всі заплановані заходи і витрати повинні відповідати поставленим цілям. Можливі цілі:

демонстрація нових товарів і послуг ,  підтримка іміджу торгової марки, вивчення ринків збуту, формування дилерської мережі, реклама підприємства, аналіз діяльності конкурентів, збільшення обсягів продажу, залучення нових агентів або дистриб’юторів.

Формулюючи конкретні цілі участі, підприємство повинно подбати про їх досягнення. Наприклад, для безпосереднього продажу продукції на стенді необхідно передбачити місця для проведення переговорів, а також місця для демонстрації товару. Якщо ціль – аналіз діяльності конкурентів, то необхідно, щоб один або декілька співробітників працювали на виставці, як відвідувачі.

Кожна ціль повинна уточнюватись і конкретизуватись, складені списки цілей сортуються за їх значимістю. Всі цілі участі у виставці відповідають єдиній головній меті – забезпечення ефективного розвитку діяльності підприємства в довгостроковій перспективі.

План виставкового стенду та вибір експонатів


Стенд — це орендована підприємством площа з елементами конструкції в виставковому залі чи на відкритому майданчику. Вибір стенду відноситься до числа найважливіших питань, від якого залежить успіх участі на виставці.

Важливо правильно вибрати місце розташування стенду в залі, а також визначитись з бажаною площею стенда. Як правило, найвигідніше розташовані стенди отримують ті підприємства, які серед перших присилають заявку на участь у виставці або ті, які орендують найбільші площі.

 

Щоб вигідно розташувати стенд, необхідно вивчити планування залу. Найбільш бажаним є розташування стенда на видному місці, навпроти або праворуч від головного входу, на кутах, на центральних і внутрішніх проходах, поблизу стендів відомих експонентів, а також недалеко від спеціалізованих приміщень для проведення різних заходів. Стенд має бути максимально відкритим і спрямованим до входу в зал.

Важливим є дизайн стенду – стенд привертає увагу і формує первинне уявлення відвідувача про експонента. Розташування стенда, конструкція і дизайн повинні допомагати фірмі ефективно представити свій товар чи послугу. Стенд повинен запам’ятовуватись відвідувачам, повинен полегшувати зорове сприйняття товарів, що демонструються, а також бути зручним для відвідувачів і працівників стенда.

Експонати є найважливішою складовою стенда. Кількість експонатів залежить від їх величини і розмірів стенда, а вибір експонатів для представлення на виставці, залежить від цілей участі у виставці. Якщо ціллю участі є збільшення обсягів продажів, тоді повинен бути широкий вибір експонатів.

Заявка на участь і укладення договору з організатором.

За декілька місяців до початку виставки бажано заповнити і надіслати на адресу організатора заявку на участь у виставці. В заявці вказуються  реквізити, контакти та  розміщується комерційна пропозиція підприємства.  Суть заповнення заявки –  підтвердження згоди з правилами проведення виставки та попереднє бронювання виставкової площі. Вибирати місце розташування стенду на виставці потрібно заздалегідь, тому що, не дивлячись на загальну велику площу виставкового залу, хороших місць є обмежена кількість, а чим ближче дата проведення виставки, то їх стає ще менше.

З організатором  укладається договір,  в якому вказуються умови участі підприємства у виставці.  Оплата здійснюється на підставі виставленого рахунка. Після закінчення виставки підписується акт виконаних робіт,  і, якщо організатор є платником ПДВ, видається податкова накладна.

Підготовка рекламно-інформаційних матеріалів


Приймаючи участь у виставці підприємство розраховує на розвиток своєї діяльності на довгострокову перспективу, тому необхідно максимально забезпечити відвідувачів інформацією про підприємство, товари та послуги, ціну, якість. У зацікавлених відвідувачів стенда завжди повинні залишатись інформаційні матеріали: візитки, каталоги, рекламні листівки, прайс-листи. Також потрібно подбати, щоб всі рекламні матеріали були написані грамотно без помилок, містили назву підприємства, логотип, адресу, телефон та ін.

 

Крім інформаційних матеріалів, експоненти можуть роздавати на виставці:

продукцію власного виробництва;

дрібні матеріальні цінності (сувеніри) для безкоштовної роздачі відвідувачам стенда (наприклад канцелярські товари з логотипом підприємства).

Важливо підготувати анкету для опитування відвідувачів стенда – перелік запитань, які цікавлять компанію-учасника.  Ще існує хороша практика готувати листи особам відповідної тематичної галузі з запрошеннями відвідати стенд для більш детального ознайомлення з пропонованим видом продукції.

Підготовка персоналу.

Персонал стенда – працівники компанії, на яких покладено відповідальність за підготовку та проведення виставкового заходу. Найважливішою особою виставкового персоналу є його кері­вник, який може безпосередньо працювати на стенді, прово­дити презентації та зустрічі з перспектив­ними відвідувачами, приймати замовлення, розв’язувати спірні питання  та ін. Працівники на стенді можуть здійснювати, як основні, так і допоміжні функції. Стендисти – це обличчя компанії, і від них залежить, яке враження складеться у відвідувачів про компанію і про її стенд. Стендисти повинні бути проінструктовані щодо технік контакту, щодо ведення переговорів та методів пробудження зацікавленості покупця за допомогою можливих стендових засобів комунікації.

Вибір ефективних стендистів залежить від характеру виставки, розміру стенда, а також кількості вівідувачів. Потрібно також проаналізувати специфіку цілей участі у виставці, категорію її традиційних відвідувачів, а також методи налагодження контактів з відвідувачами. Працівники повинні досконало знати товар чи послуги та вміти ефективно презентувати підприємство та його продукцію: характерні риси, недоліки, можливості, специфіку, ціни й комерційні умови. Персонал біля стенду повинен випромінювати ентузіазм та бути справжніми професіоналами, що уміють донести до споживача потрібну інформацію.

План рекламної кампанії.

Рекламна кампанія участі у виставці здійснюється експонентом з метою популяризації іміджу компанії чи торгової марки, для залучення уваги відвідувачів, для повідомлення потенційних клієнтів про місце розташування стенду на виставці та ознайомлення з різноманітністю його експонатів.

Рекламні заходи проводяться на всіх етапах виставкової діяльності компанії:

– попередня реклама на стадії підготовки до участі у виставці;

– реклама під час виставки;

– реклама після закінчення роботи виставки.

План рекламної кампанії передбачає:

1) визначення особи, відповідальної за складання плану та проведення рекламної кампанії;

2) визначення категорії відвідувачів (цільової аудиторії), що є бажаною для залучення на стенд;

3) вибір найбільш ефективних місцевих засобів масової інформації, що є популярними серед цільової аудиторії;

4) підготовка та розміщення рекламного повідомлення, макету чи рекламного ролика;

5) вибір необхідних носіїв реклами біля стенда, рекламних матеріалів для роздачі відвідувачам;

6) визначення переліку рекламних заходів, які будуть здійснюватись безпосередньо на виставці: презентація чи семінар, аудіо чи відео-реклама на виставці, послуги промоутера для розповсюдження рекламної продукції у виставковому залі, візуальна реклама у виставковому залі та ін.

7) доцільність приєднання до рекламної кампанії організатора – роздача запрошень організатора серед своїх клієнтів, написання власних прес-релізів з метою приєднатись до підготовки загального прес-релізу, друк реклами в каталозі виставки та ін. по домовленості з організаторм;

8) розміщення інформації про участь у виставці на сайті, пряма поштова розсилка, розсилка електронних повідомлень-запрошень на виставку.

9) визначення шляхів розповсюдження та підготовка інформації про результати участі у виставці.

Складання кошторису.


Основні статті кошторису: – оренда стенда стандартної забудови; – оренда додаткового виставкового обладнання; – вартість експонатів; – витрати на оплату праці персоналу, що працюватиме на стенді; – транспортні та страхові витрати; – витрати на підготовку рекламної продукції (буклети, прайси, візитки) та інших заходів, що проводяться з метою залучення відвідувачів до стенда (реклама, PR, прямі поштові розсилки, організація супутніх заходів, частування відвідувачів стенда); – поточні витрати по виставці.

 

Як правило, приблизно половину сумарних виставкових витрат становить орендна плата.

Передвиставкова перевірка наявності потрібних матеріалів та устаткування:

– необхідно скласти список потрібних інформаційних матеріалів та устаткування;

– перевірити наявність і звірити кількість інформаційних матеріалів та сувенірів, запланованих для розповсюдження, а також необхідних канцелярських дрібниць;

– наявність устаткування – мобільних чи портативних конструкцій для монтажу стенду;

– наявність квитків і бронювання готелю, тощо.